Release 2024-3 - Die neue Export/Import-Funktion

Mit der neuen Export/Import-Funktion des Release 2024-3 erhalten Sie ein leistungsfähiges Werkzeug, um einmalig Daten von einem oder mehreren SESAM-Mandanten in einen gemeinsamen Ziel-Mandanten zu übertragen.

Um die Zusammenlegung von Mandanten - auch in Vorbereitung auf 2026 - zu erleichtern, stellen wir ein einfaches Migrations-Tool zur Verfügung, mit dem sich einmalig(!), am besten zum Start des neuen Mandanten
  • Personen
  • Orte
  • Veranstalter
  • Termine und
  • Messbestellungen
von einem (oder auch mehreren) Mandant/en in einen gemeinsamen Ziel-Mandanten importieren lassen.
 
Die Migration nutzt als Zwischenschritt das Programm MS Excel. Zur Migration sind daher Grundkenntnisse in Excel erforderlich.

Anleitung

Überblick und Begriffe

Sie können fünf "Datenarten" migrieren: Personen, Orte, Veranstalter, Termine und
Messbestellungen. Die Migration jeder Datenart ist ein eigener Migrationsvorgang, es gibt keine Gesamtmigration aller Datenarten.
 
Die bestehenden SESAM-Mandanten, aus denen Sie die Daten exportieren, sind die "Quellmandanten". Mit jedem Export einer Datenart aus einem Quellmandanten erhalten Sie eine "Exportdatei" (im Excel-Format) der jeweiligen Datenart.
Beispiele: Wer alle fünf Datenarten eines Mandanten exportiert, erhält fünf Exportdateien, eine für jede Datenart. Bei fünf Datenarten aus drei Mandanten ergeben sich fünfzehn Exportdateien: für jede Datenart und jeden Mandanten je eine.
 
Jede Exportdatei können Sie zugleich als "Importdatei" verwenden. Die Spalten-Struktur muss bei Export- und Importdatei identisch sein.
 
Die Importdateien jeder Datenart werden in den "Zielmandanten" importiert. Der Import muss für jede Datenart getrennt durchgeführt werden. Bei fünf Datenarten ergeben sich also fünf einzelne Importvorgänge.
 
Sollten Sie mehrere Quellmandanten auf einen gemeinsamen Zielmandanten migrieren wollen, können Sie die Exportdateien jeder Datenart aus allen Quellmandanten in eine gemeinsame Importdatei zusammenführen und diese in den Zielmandanten importieren.

Die "Quellmandanten"

Lassen Sie sich für alle "Quellmandanten", deren Daten Sie exportieren wollen, die nötigen Berechtigungen geben.
Schauen Sie die Quellmandanten durch und löschen Sie nach Möglichkeit offenkundig veraltete Einträge (z.B. Termine, die in der Vergangenheit liegen oder Personen, die nicht mehr aktiv sind) im Backend des Quellmandanten. 
Wenn Sie im Quellmandanten nichts löschen möchten, können Sie das Löschen unnötiger Einträge auch nach dem Export durchführen.
 
Führen Sie dann den Export der gewünschten Datenarten durch (z.B. Personen, Orte, Veranstalter) und speichern Sie die Exportdateien am besten mit "sprechenden" Namen ab.
 
Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Quellmandanten, deren Daten später in den Zielmandanten importiert werden sollen. Sie erhalten auf diese Weise zahlreiche Export-Dateien: für jede Datenart (Personen, Orte, Veranstalter, Termine, Messbestellungen) und jeden Quellmandanten eine.

Vorbereitung der Importdatei

Erstellen Sie für jede Datenart eine Importdatei. Bei nur einem Quellmandanten ist dies die Exportdatei, Sie können sie einfach ohne Änderung übernehmen.
 
Bei mehreren Quellmandanten kopieren Sie für die Daten aus den Exportdateien jeder Datenart in eine gemeinsame Importdatei. Diese Importdatei muss die gleiche Struktur haben wie die Exportdatei. Achten Sie darauf, dass Sie nicht versehentlich Daten verschiedener Datenarten mischen. ;-)
 
Prüfen Sie die gemeinsame Liste aller Export-Einträge kritisch, z.B. durch verschiedene Sortierungen und Filterungen. Das geht in Excel bequem. Alle Einträge, die Sie im Zielmandanten nicht benötigen, sollten Sie löschen: 
  • Nicht sichtbare oder veraltete Einträge
  • Doppelungen, die vielleicht in mehreren Quellmandanten vorkommen, aber nur einmal gebraucht werden
  • Einträge, die im Quellmandanten vielleicht sinnvoll waren, aber im Zielmandanten nicht (mehr) nötig sind
  • Usw.
Prüfen Sie bei mehreren Quellmandanten insbesondere die unterschiedlichen Kategorien, die Kategoriennamen sollten schon in der Importdatei angeglichen werden.
Beispiel: Wenn ein Mandant die Kategorie "Kindergarten" führt, ein anderer die Kategorie "Kiga" und der dritte die Kategorie "KiTa", sollten Sie sich für einen Kategoriennamen entscheiden und alle fraglichen Datensätze dieser neuen, einheitlichen Kategorie zuordnen.
 
Es lohnt sich, die Importdatei mehrfach und genau zu prüfen und ggf. zu bereinigen. Das erspart später lästige Korrekturvorgänge im Zielmandanten und unnötige Fehlermeldungen.

Vorbereitung des Zielmandanten

Die Kategorien der Importdatei werden nicht automatisch angelegt. Diese müssen im Zielmandanten im Voraus manuell so angelegt werden, wie die Kategoriennamen in der Importdatei heißen (Im obigen Beispiel: "Kindergarten" oder "Kiga" oder "KiTa").
 
Sofern Sie mehrere Datenarten importieren wollen, ist die Reihenfolge des Imports wichtig. Die Termine sollten zuletzt importiert werden.
Denn vor dem Import der Termine müssen im Zielmandanten die Stammdaten vorhanden sein. Importieren Sie also zunächst ggf. Veranstalter, Orte und Personen - oder legen Sie diese manuell neu an, ehe Sie die Termine importieren.

Klick für Klick 

Exportieren der Daten im Quellmandanten

Sie exportieren die Daten der Datenarten über die DataTables, die Sie in allen Modulen finden.
 
  • Rufen Sie den Quellmandanten auf.
  • Wählen Sie in der gewünschten Datenart die "Einträge" und klicken Sie dann auf das Data-Table-Icon.
  • Blenden Sie alle Spalten ein.
  • Wählen Sie die zu exportierenden Einträge aus.
  • Klicken Sie dann auf das csv-Symbol für Export.
       
Speichern Sie die Export-Datei ab und wiederholen Sie - wie oben beschrieben - den Export ggf. für alle weiteren Quellmandanten. Kopieren Sie alle Daten einer Datenart in eine gemeinsame Importdatei und prüfen Sie - wie oben beschrieben - auf Dubletten und unnötige Datensätze. Gleichen Sie identische Kategorien mit unterschiedlichen Namen an. Speichern Sie die bereinigte Importdatei ab.

Importieren der Dateien

Rufen Sie im Zielmandanten unter Administration - Import das gewünschte Modul auf, in das Sie die Datensätze importieren möchten.
 
Wählen Sie das Dateiformat Ihrer Datei (*.csv oder *.xls  oder  *.xlsx).
Bei einer CSV-Datei müssen Sie noch die passende Feldtrennung und den Zeichensatz wählen. Sofern Sie Ihre CSV-Datei direkt aus einer Data-Table aus SESAM erzeugt haben, brauchen Sie hier keine Änderungen vornehmen.
Bei einem Excel-Dateiformat wählen Sie direkt Ihre Datei aus.
Bevor Sie dem obigen Wiki-Link folgen, loggen Sie sich bitte zuerst in SESAM ein.

Daten überprüfen

Klicken Sie nun auf "Daten prüfen". Sie erhalten nun eine Übersicht, wie viele Einträge in der Datei 
  • insgesamt enthalten und 
  • wie viele davon fehlerhaft sind.
Sollten Warn-Hinweise erscheinen, prüfen Sie diese genau!
Es könnte sich z.B. um nicht vorhandene Kategorien oder fehlende Pflichtangaben handeln.
Brechen Sie in diesem Fall den Importvorgang ab und lösen Sie zunächst die gemeldeten Probleme!
Sie sollten den Import erst durchführen, wenn das System keine Fehler mehr meldet. 
 
Klicken Sie auf "Importieren", werden die Daten im Ziel-Mandanten angelegt.
 
Achtung: Ein erneuter Import aktualisiert nichts, sondern legt die importierten Datensätze zusätzlich und neu an (also ggf. doppelt).
Daher sollten Sie vor einem Import sicher sein, dass alle Datensätze konform und sachlich richtig sind.
 
Sollten doch Dubletten oder Fehler übernommen worden sein, müssen diese im Backend des Zielmandanten "normal" korrigiert werden.
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