Abwesenheiten in SESAM pflegen

Einführung 

• Abwesenheiten sind für SESAM einfach nur "Termine". Das heißt, die Abwesenheiten werden in Termincontainern eingetragen. Am einfachsten und übersichtlichsten ist es, für jede Person einen eigenen Termincontainer anzulegen. Dann muss man nur die jeweils neuen Abwesenheiten in den richtigen Container eintragen.
• Technisch gesehen behandelt SESAM die Abwesenheiten als "Dienst". So kann das System mögliche Kollisionen mit anderen Diensten (Zelebrant, Lektor, Organist usw.) erkennen und melden. Abwesenheiten sind also technisch betrachtet: Termine mit dem Dienst "abwesend" - obwohl streng genommen Abwesenheit natürlich gerade kein Dienst ist. So wird aber die Annahme weiterer Dienste verhindert.
• Die Abwesenheiten kann man durch eine oder mehrere Personen mit entsprechenden Berechtigungen pflegen lassen. Effizienter ist es allerdings, alle Personen mit entsprechenden Rechten auszustatten, damit sie ihre Abwesenheiten selbst (und zeitnah, sobald die Abwesenheiten bekannt sind) pflegen. So ist das System immer auf dem neusten Stand, ohne Umwege und Wartezeiten.
• Alle Abwesenheitstermine kann man in den "Kalenderansichten" übersichtlich und nach beliebigen Kriterien darstellen lassen, man kann sie exportieren oder als iCal in das eigene Smartphone einbinden, z.B. mit all den anderen Diensten, für die man gebucht ist.

Anleitung

SESAM für Abwesenheiten konfigurieren

• "Abwesend" als "Dienst" einrichten:
  Menüreiter Termine > Dienstplanung > Dienste: Neuer Dienst "abwesend" anlegen. Freigabe setzen. Hinzufügen.
• Terminmaske "Abwesenheiten" anlegen:
  Menüreiter Termine > Stammdaten > Terminmasken: Neue Terminmaske "Abwesenheiten" anlegen. In der Liste folgende Haken setzen/anhaken: Freigabe, Dienstpläne, Rechte, Interner Termincontainer, einmaliger Veranstaltungsort, Dienste - und gleich den Dienst "abwesend" wählen. Hinzufügen. (Alle Haken können später auch wieder geändert werden.)
• Terminkategorie "Abwesend" anlegen: Menüreiter Termine > Kategorien: Neue Kategorie "Abwesenheiten" anlegen.

Für alle gewünschten Personen einen Termincontainer anlegen

• Menüreiter Termine > Einträge: Neuer Termincontainer. Terminmaske "Abwesenheiten" wählen.
• Interner Name und Titel vergeben: Abwesenheiten [Name der Person].
  Veröffentlichung und interner Termincontainer anhaken. Hauptkategorie "Abwesenheiten" wählen. Beliebigen Veranstalter wählen, z.B. Name der Kirchengemeinde.
• Statt einen Ort auszuwählen darunter "Einmaliger Veranstaltungsort" anhaken und "abwesend" eintragen.
• Ganz unten bei "Dienste" den Dienst "abwesend" auswählen und den Namen der Person als "Mitwirkend" eintragen.
• Hinzufügen. Und für alle benötigten Personen diese Schritte wiederholen.

Abwesenheiten eintragen und anzeigen

• Alle Abwesenheiten werden als Termine oder Terminserien wie gewohnt im Reiter Termine des jeweiligen Termincontainers eingetragen.
• Wie alle anderen Termine können diese Abwesenheitstermine exportiert, in den Terminfiltern mit anderen Terminen beliebig kombiniert, in den Kalenderansichten angezeigt und/ oder als iCal exportiert werden.

Terminfilter Abwesenheiten anlegen

• Termine > Stammdaten > Terminfilter. Neuer Terminfilter "Abwesenheiten" anlegen. Freigabe und Gemeinsamer Terminfilter anhaken.
• Den Haken bei "alle Kategorien" löschen und stattdessen nur die Kategorie "abwesend" anhaken.
• Je nach Wunsch den Haken "alle Mitwirkenden" gesetzt lassen - oder löschen und nur die gewünschten Personen wählen.
• Als "Maßgebendes Kriterium" in beiden Feldern "Gewählte Mitwirkende für Dienste" auswählen.
• Hinzufügen.
• Der neue Terminfilter lässt sich unter Termine > Kalenderansicht auswählen. 
• Die Personen und ihre Abwesenheiten lassen sich mit allen anderen Terminen in beliebigen Terminfilter ganz nach Bedarf auch anders kombinieren.

Die Personen zur Selbstpflege ihrer Abwesenheiten berechtigen

• Administration > Rollenverwaltung > Rollen Backend. Neuer Eintrag mit dem Namen "Abwesenheiten" (oder ein anderer Name, der zu Ihrer Systematik passt) erstellen.
• Bei Zugriffsrechte sowohl Menüpunkte und Bereiche anhaken. Hinzufügen.
• Im Reiter "Zugriffsrechte Menüpunkte" den Haken bei Termine und Einträge setzen. Neben "Einträge" das "gelbe Schloss" auswählen. So können die Personen nur Termine hinzufügen oder löschen, aber nicht die Termincontainer selbst löschen.
• Im Reiter "Zugriffsrechte Bereiche" den Unterreiter Termine auswählen. Unter "Rechte Termine Kategorien" die Kategorie "abwesend" auswählen.
• Speichern.
• Danach alle Personen, die ihre Abwesenheiten selbst pflegen sollen unter Weitere Module > Personen > Einträge anlegen (sofern sie nicht schon vorhanden sind), die passende Kategorie wählen und unter "Nutzungsbereich" Edith-User anhaken (sofern nicht schon geschehen). Speichern. 
• Im Reiter "Berechtigungen" E-Mail, Benutzername und Passwort eintragen (sofern nicht schon vorhanden) und die Rolle "Abwesend" auswählen.