Im Rahmen der Kirchenentwicklung 2030 entstehen auch Websites für die neuen Pfarreien. Falls bestehende Newsletter-Abonnentenlisten für die neue Website übernommen werden sollen, empfehlen wir Ihnen, das sog. "Logbuch" zu sichern.
Hier erklären wir, wie das geht!
Newsletter-Listen bei Website-Neustart: Logbuch sichern!
Für die Pfarrei Neu:
Hinweis:
Ein Beispiel: Ihre bisherige Seelsorgeeinheit betreibt einen Newsletter, über den Sie regelmäßig über die Firmung informieren. Auch in der neuen Pfarrei möchten Sie weiterhin rund um das Thema Firmung per Newsletter kommunizieren. In diesem Fall – also bei gleichem Informationszweck – gilt die bereits erteilte Einwilligung der Empfänger auch für die neue Pfarrei.
Die Übernahme bestehender Newsletter-Abonnenten ist rechtlich zulässig, sofern der Zweck des Newsletters unverändert bleibt.
Ein Beispiel: Ihre bisherige Seelsorgeeinheit betreibt einen Newsletter, über den Sie regelmäßig über die Firmung informieren. Auch in der neuen Pfarrei möchten Sie weiterhin rund um das Thema Firmung per Newsletter kommunizieren. In diesem Fall – also bei gleichem Informationszweck – gilt die bereits erteilte Einwilligung der Empfänger auch für die neue Pfarrei.
Das Logbuch dokumentiert für jede Empfängerliste im Newslettermodul, wann und auf welchem Weg ein Abonnent aufgenommen wurde – zum Beispiel per Anmeldeformular mit Double-Opt-in. Diese Nachweise sind datenschutzrechtlich relevant, insbesondere bei Beschwerden oder Rückfragen zur Rechtmäßigkeit der Nutzung personenbezogener Daten.
Auch bei der Weiterführung älterer Verteiler auf den neuen Plattformen gilt: Rechtssicherheit entsteht nur durch vollständige Dokumentation. Wenn Sie also vorhandene Empfängerlisten auf Ihrer neuen Website weiterverwenden möchten, empfehlen wir Ihnen, das Logbuch der alten Liste zu exportieren und bei sich zu archivieren.
So geht's:
- Rufen Sie in Ihrem alten Mandanten die Empfängerliste auf, die Sie im neuen Mandanten weiterverwenden möchten (weitere Module >> Newsletter >> Empfänger >> [Name der Empfängerliste] anklicken)
- Klicken Sie auf die Registerkarte "Logbuch".
- Prüfen Sie, ob alle Spalten eingeblendet sind. Für eine lückenlose Dokumentation benötigen Sie die Spalten "Aktion", "Information", "Ursprung" sowie "Benutzer".
- Klicken Sie auf das Excel-Symbol im Kopfbereich der DataTable und exportieren Sie so alle Einträge in einer für Excel optimierte CSV-Datei.
- Archivieren Sie diese Datei mit einem geeigneten Namen.
Viel Erfolg beim Ausprobieren!